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入职时签的文件,很多人不知道多重要!
2018-07-24 16:29:42

入职时,我们签署的文件一般有哪些呢?


听听HR怎么说


1、录用条件确认函:主要是为了告知员工用人单位的录用条件,以便用人单位在试用期能据此以不符合录用条件来解除不合格的员工。


2、规章制度或员工手册:主要是将公司员工手册对员工予以公示或告知,以便公司规章制度或员工手册对该员工产生法律效力。


3、员工入职登记表:主要是了解员工真实信息,且在查明有存在虚假欺诈情形时,可提供入职登记表作为证据证明。


4、简历:让员工在简历上签字并确认简历的真实性,主要是了解员工真实信息,且在查明有存在虚假欺诈情形时,可提简历作为证据予以证明。


5、相关证件复印件:让员工在相关证件复印件上签字并确认其真实性,一旦出现证据虚假情况,可提供这些签名的复印件作为证据证明。


6、书面劳动合同:劳动合同法规定是应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同,超过一个月的需支付员工双倍工资。为了避免忘签合同的情形,建议企业在员工入职时就与其签订书面劳动合同。




一、 法律要求


1、劳动合同


入职第一个要签的文件是劳动合同。这是法律的要求。


但劳动合同并不是必须在入职第一天签。《劳动合同法》是这么说的:上班第一天就算建立劳动关系,建立劳动关系以后一个月内签劳动合同都合法。


那是不是说一个月内不签劳动合同的时候,公司可以让你随时走人?当然不是!法律认的是事实劳动关系。虽然我国法律不保护事实婚姻,不管情侣多么相爱,只要没登记法律就不保护双方利益,但劳动合同法可是保护事实劳动关系的。


我一直非常想对入职不签劳动合同,或几个月后才签合同的公司说一句掏心窝子的话:你要真是为了公司利益着想,还是让员工一入职赶紧签劳动合同吧!这其实是对公司更有利。


原因有二。


一是大家应该都知道,1个月不签劳动合同,赔偿双倍工资;二是即使没签劳动合同,要证明事实劳动关系非常、非常、非常容易(想知道怎么证明吗?下次说)。如果真的到了去劳动仲裁甚至去法院的地步,没签劳动合同的公司大概率要赔偿。


2、薪酬确认文件


薪酬是法律规定的劳动合同里必备的内容,但是一般企业使用制式劳动合同,所以会单独做一张薪酬确认的文件,有的叫薪酬确认单、薪酬确认函,whatever,这不重要。


你只需要知道,这是法律要求劳动合同必备的内容。




二、 规避公司风险


1、离职证明


离职证明不是需要签的文件,是入职时新员工必须提供的文件,也是公司用来规避法律风险的,所以提一下。


任何一家公司都不希望与新招聘员工的前东家惹上麻烦,这种情况不常见,一旦出现有可能令公司遭受损失。


离职证明用于防范双重劳动关系。也许有些公司觉得,新员工跟前东家没解除劳动关系不是个什么事儿,但万一新员工跟前东家有点劳动纠纷,前东家一着急把新员工告了,顺便把新入职的公司也告了,说因为双重劳动关系造成了经济损失,你说麻烦不麻烦?人还没进来,先给公司带来一个官司。


2、竞业禁止协议


竞业禁止协议通常和保密协议一起出现,非常容易搞混,我帮大家区分一下。


先说保密协议。保密是商业社会的基本要求,有的公司单独弄个保密协议让新员工签,其实不用,在劳动合同里加上保密条款就行了。保密是法律规定的基本义务,不管签不签保密协议,每个员工在公司工作期间都得保守公司的商业机密。


竞业禁止就不一样了,一般针对高管,需要公司和员工特别约定,不是法定义务。


竞业禁止的意思是,高管掌握了公司商业秘密,所以离职后一段时间内不能到有竞争关系的同行业工作。


这不亏死了吗?谁愿意签啊。稍等,忘了说一点,竞业禁止协议生效的前提是给予补偿,而且,补偿金不能低于一定的标准。比如,有的地方法律规定不能低于年薪的三分之二。


换句话说,如果竞业禁止协议没有约定补偿金,或者约定了但没有按时给钱,协议就算不存在,你可以想去哪儿工作,就去哪儿工作。


3、岗位责任书


你以为入职时给你的岗位职责说明书仅仅是为了熟悉岗位吗?错!等你正式进入工作,自然有大把时间熟悉岗位。再不济在面试时也已经大概了解,何必多此一举。


听我慢慢说。


在公司合法跟员工解除劳动合同(简称开除员工)的理由中,有一条叫做“不胜任工作”,但这条并不可以随便用。


有人曾对全国2015年因不能胜任工作而解除劳动合同的法院判例进行了统计,法院认定违法的比例是95.9%。这说明,实际上公司以员工不胜任工作为由解除劳动合同,难,非常难。


在工作中,我们说一个人不胜任工作,可能凭经验和直觉就够了,但在法律上,证明一名员工不胜任工作麻烦得多。


首先,得有工作胜任的标准,即《岗位职责说明书》以及科学合理的考核制度,其中《岗位职责说明书》是绩效考核的基础,所以在入职时必须以书面形式确定下来,这就是意义所在。


当然这些远远不够,想要以不胜任岗位与员工解除劳动合同需要有合法有效、公平公正公开的绩效考核制度,需要有制度的民主制定程序,需要告知每一位员工,以及初次不胜任时的调岗。大多数企业做不到这些,这就是为什么公司很难证明员工不胜任。


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